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Outsourcing: Vorteile für KMU am Beispiel Marketing

Von Daniela Schmitz, Leitung des Sales Supports in NRW der FUNKE MediaSales

Outsourcing: Vorteile für KMU am Beispiel Marketing

Das Callcenter in Indien ist schon fast ein Klischee geworden, wenn man an das klassische Outsourcing denkt. Allerdings hat die Auslagerung von Geschäftsbereichen inzwischen ganz andere Dimensionen angenommen. Die Entscheidungen dafür sind zwar nicht immer populär. Doch jede Firma hat Abteilungen, bei denen durch gezielte Fremdvergabe die Vorteile eindeutig überwiegen. Marketing gehört oft dazu. Hier finden Sie unsere Pro & Contra Argumente zum Outsourcing.

Was heißt Outsourcing?

Outsourcing meint per Definition die Auslagerung von Geschäftsbereichen oder Abteilungen an Dritte. Grund dafür sind meistens geringere Kosten und Steigerung der Effizienz. Ein spezialisierter Dienstleister oder Produzent kann Aufgaben besser, schneller und oft günstiger erledigen, als Unternehmen dies mit eigenen Ressourcen können.

Die Automobilindustrie ist ein gutes Beispiel: Nicht alle Teile eines Fahrzeugs werden beim Automobilhersteller produziert. Unter anderem das Entertainment-System eines Autos wurde höchstwahrscheinlich nicht von der Automarke gefertigt. Denn Radios bauen ist nicht die Kernkompetenz von VW und Co. Es ist nur logisch, dass ein Elektronikhersteller hier effizienter arbeitet.

Genauso leisten sich viele Firmen keine eigenen Reinigungskräfte. Das Suchen, Organisieren und womöglich Ausbilden, ist mit viel zu viel Arbeit verbunden.

Deshalb wird Outsourcing auch häufig ganz oder teilweise für folgende Bereiche genutzt:

  • Gebäudemanagement
  • Sicherheitsdienste
  • Buchhaltung
  • Logistik
  • Personalwesen
  • IT
  • Kantinen

Die Auslagerung kann an Fremdfirmen oder Tochtergesellschaften erfolgen.

Oft spricht man auch von Outsourcing, wenn Produktionen aufgrund von niedrigeren Löhnen ins Ausland verlagert werden. Das ist aber nicht ganz richtig, sofern das betreffende Unternehmen dort nur einen neuen Standort eröffnet.

Das Gegenteil von Outsourcing ist Insourcing. Gerade vor dem Hintergrund der Probleme mit den Lieferketten, ist Insourcing besonders seit 2020 mehr und mehr zum Thema geworden. Es bezeichnet die Wiedereingliederung ausgelagerter Firmenteile und soll die Abhängigkeiten von anderen Unternehmen reduzieren.

Warum Marketing outsourcen?

Eine Bitkom-Studie von 2020 ergab: Nur 6 Prozent der Unternehmen verzichten beim Marketing komplett auf Fremdvergaben. Und dafür gibt es gute Argumente.

Bei Unternehmen, besonders kleineren und mittleren, sind die wichtigsten Gründe für Outsourcing von Marketingmaßnahmen, folgende:

> Zugriff auf externe Fachkompetenzen
> Fokus auf eigene Kernkompetenzen
> Zeit- und Kostenersparnis
> Möglichkeit von Teil-Outsourcing

Fokus auf eigene Kompetenzen & Zugriff auf externe Fachkompetenzen

Sie haben qualifiziertes Fachpersonal und erbringen in Ihrer Branche die bestmöglichen Produkte oder Dienstleistungen. Ihr Betrieb ist also stark aufgestellt und mit Ihrem Kerngeschäft bestens vertraut.
Doch wenn es ums Marketing geht, benötigen Sie spezielles Know-how und vor allem genügend Kapazitäten.

Wieso? Weil es viele verschiedene Arten von Marketing gibt und die Möglichkeiten zu werben immer größer werden: Guerilla-, Performance-, Influencer- oder Gendermarketing sind nur wenige.

Ein Vorteil des Outsourcings ist also, dass Ihr Team gar nicht die ganze Tiefe des Themas erfassen muss.

Sie können sich darauf konzentrieren, was Ihr Produkt für Ihre Zielgruppe einzigartig macht (USP).

Zeit & Kosten als Grund für Marketing-Outsourcing

Eine interne Marketing-Abteilung bringt viele Fähigkeiten und Kenntnisse mit und kennt Ihr Unternehmen in- und auswendig. Doch gerade bei kleineren Unternehmen besteht sie nur aus wenigen Personen. Was, wenn jemand länger ausfällt oder ganz ersetzt werden muss? Sie müssen neues Personal suchen und einarbeiten. Das kann sehr kostspielig und zeitraubend werden.

Neben einem Schreibtisch und PC brauchen Sie in den meisten Fällen außerdem:

> Software inkl. regelmäßiger Updates
> Lizenzpflichtige Tools für Analyse & Monitoring
> Fortbildungen
> ggf. Video- / Foto-Equipment
> usw.

Auch wenn sich die Eierlegende Wollmichsau viele wünschen, ist uns allen klar, dass eine Person nicht das Know-how einer ganzen Agentur oder gar eines gesamten Verlages mitbringen kann. Deshalb ist die Unterstützung von externen Quellen in jedem Fall sinnvoll.

Die Zeit- und Kostenfaktoren können durch die Fremdvergabe so deutlich reduziert werden.

Agenturen verfügen zum Beispiel über die nötigen Softwares sowie Tools und legen diese Kosten auf alle Kund*innen um. Marketing an Dienstleister outsourcen sichert Ihnen außerdem stets auf dem aktuellen Kenntnisstand zu bleiben, wenn es um aktuelle Trends geht.

Vorteil von Teil-Outsourcing nutzen

Ein besonderes Argument für Outsourcing beim Marketing ist, dass es sich gut aufteilen lässt.

Sie können sehr gut nur einzelne Prozesse an Dienstleister auslagern.

Das wird auch Outtasking genannt. Das Gesamtbild bleibt so unter Kontrolle Ihrer eigenen Marketing-Abteilung.
Ein gutes Beispiel für solches Outsourcing von einzelnen Marketing-Tasks ist die Marktforschung. Sie ist die Basis der Vermarktung. Laut der oben verlinkten Bitkom-Studie vergeben 38 Prozent sie an Spezialisten.

Ist Ihr Unternehmen eher in einer B2B-Nische unterwegs? Dann können Sie Ihre Kund*innen und Partner*innen wahrscheinlich auch relativ schnell und einfach selbst befragen. Dennoch hilft externes Know-how bei der Vorbereitung und Auswertung. So können Sie etwa Buyer Personas erstellen lassen.

Besonders wenn es ums Online-Marketing geht, wird gerne auf die Vorteile von Fremdvergaben zurückgegriffen. Dieser Sektor entwickelt sich stets rasant weiter. Diese externen Expert*innen beschäftigen sich im besten Fall den ganzen Tag mit aktuellen online Themen und zeigen so stets neue Möglichkeiten und Potenziale auf .

Dazu kann auch Ihr eigener Internetauftritt zählen: Er sollte immer zeitgemäß sein, muss andererseits aber auch nicht alle paar Wochen grundlegend überarbeitet werden. Diese Aufgabe bei Bedarf extern zu vergeben, ist günstiger, als ständig eigenes Fachpersonal dafür bereitzuhalten. 37 Prozent der Unternehmen entscheiden sich laut Bitkom-Studie dafür.

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Mögliche Nachteile von Outsourcing des Marketings

Auch beim Marketing gibt es nicht nur Chancen, sondern genauso Risiken, wenn Sie sich für Outsourcing entscheiden.

  1. Sie benötigen Ansprechpartner*innen für Ihre Dienstleister. Schließlich muss die Arbeit kontrolliert und bewertet werden. Das bedeutet, selbst wenn Sie das Marketing komplett auslagern, brauchen Sie internes Know-how.
  2. Häufig kommt es beim Outsourcing zu Problemen, wenn Sie mehrere Firmen beauftragen. Haben Sie zum Beispiel einen Verlag für Ihre Offline- und eine Agentur für Online-Marketing engagiert? Dann bedarf es der Koordination und Kommunikation zwischen beiden. Denn der Auftritt in der Öffentlichkeit sollte einheitlich sein. Es kann also sinnvoll sein, einen Dienstleister zu wählen der in beiden Feldern aufgestellt ist und Expertise zeigt.
  3. Genauso kann es passieren, dass Sie sich für neue Partner*innen entscheiden. Dann sorgt die Übergabe oft für Schwierigkeiten im (erneuten) Outsourcing. Alte und neue Auftragnehmer sind wahrscheinlich Konkurrenten und nicht an gegenseitiger Unterstützung interessiert. Lassen Sie daher alle Maßnahmen stets gut und regelmäßig dokumentieren, um Fehler zu vermeiden.
  4. Nicht nur beim Marketing, sondern generell werden häufig rechtliche Argumente gegen Outsourcing angeführt. Ein externer Dienstleister braucht immer gewissen Zugriff auf Ihre Daten oder Infrastruktur. Achten Sie daher genau auf die Einhaltung der DSGVO. Lassen Sie unter Umständen eine Geheimhaltungserklärung unterzeichnen. In jedem Fall empfiehlt es sich, einen Anwalt für die Verträge hinzuzuziehen.

Fazit zu Pro und Contra von Outsourcing des Marketings

Marketing gehört zu den Bereichen, die Unternehmen am häufigsten mindestens teilweise auslagern. Mögliche Nachteile dabei, diese Leistung an externe Anbieter zu vergeben, lassen sich leicht ausschalten. Schließen Sie sorgfältig geprüfte Verträge mit den Dienstleistern und lassen Sie sich regelmäßig Dokumentationen der Maßnahmen vorlegen.

Die Vorteile des Outsourcings sind dagegen eindeutig:

  • Expertise in einem sich vor allem online rasant entwickelnden Feld
  • Entlastung des eigenen Personals
  • Kostenersparnis bei Software und Infrastruktur

Aus gutem Grund vergeben schließlich selbst Weltkonzerne ihre Werbekampagnen an Agenturen. Für KMU lohnt sich dieser Weg noch mehr.

FAQ zu Vor- und Nachteilen von Outsourcing

Outsourcing bedeutet die Auslagerung von eigenen Geschäftsbereichen oder internen Prozessen an andere Unternehmen oder spezialisierte Dienstleister.

Outsourcing soll Unternehmen mehr Konzentration auf ihr Kerngeschäft ermöglichen. Gerade bei komplexen Produktionsketten haben einzelne Prozesse sehr unterschiedliche Anforderungen. Sie alle optimal zu erfüllen, ist für einen Betrieb selten möglich. Zudem können externe Anbieter Leistungen oft günstiger erbringen.

Outsourcing wird oft mit Stellenkürzungen gleichgesetzt. Wird ein Unternehmensbereich in eine Tochterfirma ausgegliedert, können die Mitarbeiter*innen jedoch übernommen werden. Zudem bedeutet die (teilweise) Fremdvergabe von Aufgaben wie Buchhaltung oder Marketing in kleinen Unternehmen oft eine Entlastung der Mitarbeiter*innen und Optimierung von Ressourcen.

In einigen Fällen hat Outsourcing mehr Nachteile. Begeben sich Unternehmen zum Beispiel in starke Abhängigkeit von einzelnen Zulieferern, ist die Gefahr von Ausfällen groß. Außerdem sollten Betriebe nie Geschäftsprozesse auslagern, die direkt mit ihren Kernkompetenzen zu tun haben. Damit würden sie einen Verlust von Qualität und Kontrolle riskieren.

Das Personalmarketing widmet sich den personalwirtschaftlichen Funktionen im Unternehmen: Sie organisieren Teamevents, helfen aktiv bei der Akquisition von neuen Mitarbeitern und kümmern sich auch um das Onboarding. Employer Branding hingegen bedeutet eine stetige Pflege und Entwicklung der Arbeitgebermarke, wobei auch das Personalmarketing perfektioniert wird.

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