Management

Online-Meetings: 9 Tipps für unfallfreie Videokonferenzen

Lesezeit: 7 Minuten
Profilbild: Claudia Brück

Autor: Claudia Brück

Datum: 05.04.2023

Frau mit Headset am Notebook symbolisiert Online-Meetings

Was vor Beginn der Corona-Pandemie noch undenkbar war, ist heute gelebter Berufsalltag: Videokonferenzen sind wichtiger Bestandteil der professionellen Kommunikation und verbinden die Menschen binnen weniger Sekunden via Zoom, Microsoft Teams und Co.
Trotzdem läuft es in vielen Online-Meetings immer noch nicht ganz rund. Hier ein paar Tipps und Regeln in Sachen Technik, Ton und Taktgefühl.

Inhaltsverzeichnis

    Online-Meeting oder reicht eine Mail?

    Die Vorteile von Videokonferenzen liegen auf der Hand:

    • Lange Anfahrtswege entfallen. So spart man Zeit und Reisekosten.
    • Die Suche nach geeigneten Meeting-Räumen entfällt, weil der virtuelle Raum scheinbar unbegrenzt ist.
    • Es können gleichzeitig viele hunderte Personen an der Veranstaltung teilnehmen.
    • Teilnehmer*innen aus der ganzen Welt können eingeladen werden.

    Zusammengefasst sind virtuelle Veranstaltungen, dank aktueller Technologien super unkompliziert und bequem geworden.

    Neben allen positiven Aspekten haben Videokonferenzen aber natürlich auch Nachteile. So fehlt z. B. der direkte Kontakt zum Gegenüber, und alles, was um ein physisches Meeting herum passiert. Der klassische Smaltalk nach einem Meeting fällt nach Ablauf der Meetingzeit meist komplett weg.

    Darüber hinaus ist es ein großer Unterschied, ob man sich von Angesicht zu Angesicht oder nur via Bildschirm begegnet. Denn je größer ein Online-Meeting ist, desto mehr Teilnehmer*innen ducken sich weg und nehmen allenfalls passiv wie vor dem Fernseher an der Veranstaltung teil. Und: Eben, weil es so einfach ist, werden digitale Meetings mittlerweile inflationär anberaumt.

    Wer zu einem Online-Meeting einlädt, sollte sich deshalb vorher immer die Frage stellen, ob ein Online-Meeting wirklich erforderlich ist oder ob nicht auch eine E-Mail ausreicht.

    Vor allem wenn es um interne Absprachen geht, läuft man schnell Gefahr in Meetings unterzugehen. Und dass, obwohl eine kurze Mail mit allen wichtigen Informationen gereicht hätte.

    9 Tipps für erfolgreiche Online-Konferenzen

    Damit virtuelle Runden pannenfrei verlaufen, sollte man einige Regeln befolgen.

    1. Der Hintergrund

    Unabhängig davon, ob man Moderator*in oder „nur“ Teilnehmer*in ist – vor Beginn einer Videokonferenz ist es sinnvoll, über die Kameravorschau zu kontrollieren, welches Bild man den Kolleg*innen von seiner Umgebung bietet. Ein Wäscheständer im Hintergrund oder der Geschirrberg vom Vorabend wirken nicht wirklich professionell.

    Mittlerweile arbeiten die meisten Menschen daher auch mit virtuellen Hintergründen. Doch Vorsicht: Wimmelbilder und quietschbunte Animationen, die je nach Bildqualität womöglich auch noch flimmern, lenken vom eigentlichen Ziel der Veranstaltung ab: einem konzentrierten und fruchtbaren Austausch. Ebenfalls nervig ist es, wenn von acht Teilnehmer*innenn sechs denselben humorigen Hintergrund benutzen.

    Im Zweifelsfall besser ein neutrales Motiv wählen oder den Hintergrund weichzeichnen.

    2. Die Kleidung

    Vorab: Im virtuellen Raum sollte man nur tragen, womit man sich auch ins Büro trauen würde. Dies schließt natürlich einige in Corona-Zeiten liebgewonnene Kleidungsstücke wie Jogginghosen und Vereinstrikots zwingend aus.

    Bei der Auswahl der Farben und Muster bitte immer an den Bildhintergrund denken: Weißes Hemd vor weißem Hintergrund – ungünstig. Gleiches gilt für die dunkle Bluse vor dunklem Hintergrund – beides erzeugt den Eindruck, als schwebe der Kopf frei im Raum. Kleingemusterte und gestreifte Designs sollten ebenfalls vermieden werden, weil sie in der Kamera flimmern. Auf der sicheren Seite ist man mit kräftigen Farben, starken Kontrasten und zurückhaltenden Mustern.

    3. Richtig Sitzen

    Die unbequeme Wahrheit: Am besten sitzt man auf einem Sitzmöbel ohne Rückenlehne oder einem Gymnastikball, auch Pezziball genannt.
    Denn: Wenn man sich nicht in den Stuhl sinken lassen kann, sitzt man automatisch aufrecht. Das sorgt nicht nur für eine bessere Körperhaltung. Sondern lässt auch die Stimme besser klingen, weil sie weniger gepresst wird.

    Achten Sie außerdem darauf, dass Ihre Hände sichtbar sind und Sie diese bei Wortbeiträgen einsetzen, um das Gesagte zu unterstreichen.

    4. Beleuchtung der Videokonferenz

    Wer während eines digitalen Meetings mit dem Rücken zum Fenster sitzt, ist kaum zu erkennen. Optimal hingegen ist, wenn das natürliche Licht von der Seite einfällt.

    Um ungünstige Schatten im Gesicht zu vermeiden, empfiehlt sich die sogenannte Dreipunktbeleuchtung. Darunter versteht man drei optimal positionierte Lichtquellen: Führungslicht, Fülllicht und Spitzlicht.

    Nachteil: Man benötigt recht viel Platz und drei Stromquellen.
    Wem das zu aufwendig ist, der kann mit einem professionellen Ringlicht arbeiten. Das z. B. auch Fotografen nutzen:

    • Es gibt genügend Licht ab,
    • leuchtet das Gesicht gleichmäßig aus
    • und wirft keine Schatten.

    Brillenträger*innen sollten außerdem irritierende Spiegelungen vermeiden und das Licht idealerweise von schräg oben einfallen lassen. Auch kann es helfen, den Bildschirm zu dimmen.

    5. Kameraposition

    Die Kamera sollte sich auf Augenhöhe befinden. Da das Notebook allerdings meist so steht, dass die Webcam von unten aus der Froschperspektive filmt,

    • wirkt man sehr groß,
    • das Gesicht übermäßig breit
    • und schaut quasi auf die Kolleg*innen herab.

    Das macht nicht nur einen unsympathischen Eindruck, sondern ist obendrein optisch maximal unvorteilhaft. Der Fokus liegt so auf der (Doppel-)Kinnpartie. Um das zu vermeiden, sollte das Notebook entweder auf einem Notebookständer oder provisorisch auf ein paar Büchern platziert werden.

    Auch wichtig: Bei Videokonferenzen den Gesprächspartner*innen nicht (vermeintlich!) in die Augen sehen, sondern in die Kamera blicken.

    6. Guter Ton

    Der Ton macht die Musik. Umso anstrengender ist es für die anderen Teilnehmer*innen, wenn Hintergrundgeräusche stören und es zwischendurch klingelt, pfeift und brummt. Daher sollten Störquellen wie geöffnete Fenster und Türen beseitigt und nach Möglichkeit ein Raum mit guter Akustik gewählt werden. Ein kleines Zimmer mit schallschluckenden Teppichen ist besser geeignet als zum Beispiel ein großes gefliestes.

    Da das Mikrofon des Laptops in der Regel zu weit entfernt ist: der Einsatz eines guten Headsets oder Tischmikrofons wirkt Wunder. Beides dämpft die eigene Stimme und filtert Hintergrundgeräusche heraus. Und: Informieren Sie die Menschen in Ihrem (häuslichen) Umfeld, dass Sie an einer Videokonferenz teilnehmen, damit Sie nicht gestört werden. Stellen Sie außerdem Ihr Telefon auf lautlos. Und wenn Sie sich im Meeting zu Wort melden: Sprechen Sie bewusst langsam, klar und akzentuiert.

    7. Technik checken

    Sie möchten ein Headset verwenden, im Verlauf der Konferenz Ihren Bildschirm teilen und Dateien präsentieren? Dann sollten Sie im Vorfeld checken, ob alles funktioniert, Sie die Technik beherrschen und Zugriff auf alle benötigten Dateien haben. Nichts ist ermüdender und zeitraubender für die anderen Teilnehmer*innen als jemand, der das Geschehen durch Trial and Error aufhält.

    8. Pünktlichkeit

    „Sorry, ich stand im Stau.“ Eine Ausrede, die bei digitalen Meetings nicht zieht. Deswegen sollte man aus Respekt und Höflichkeit den anderen Teilnehmer*innen gegenüber pünktlich online sein oder – sollte plötzlich etwas Unaufschiebbares dazwischenkommen – sie rechtzeitig über die Verspätung informieren.

    9. Vorstellen

    Eigentlich ist es wie im analogen Leben: Kommen Menschen zum Gespräch zusammen, die sich noch nicht alle kennen, stellt man sich vor – auch in Online-Meetings. Und zwar so kurz wie möglich und lang wie nötig, damit jeder weiß, mit wem er es in welcher Funktion zu tun hat.

    Videokonferenz & Datenschutz

    Die Umsetzung der Datenschutzverordnung bei Videokonferenzen ist ein ebenso heikles wie umfangreiches Thema. Daher hier die wichtigsten Punkte ohne Anspruch auf Vollständigkeit.

    Für Arbeitnehmer*innen gilt: nur die Tools nutzen, die Arbeitgeber*innen offiziell bereitstellen. Digitale Meetings aus dem Homeoffice gewähren anderen Teilnehmenden Einblick in die Privatsphäre. Arbeitgeber*innen sind daher verpflichtet, ihre teilnehmenden Mitarbeiter*innen darauf hinzuweisen, dass sie entweder den privaten Hintergrund ausblenden oder einen virtuellen verwenden sollen.

    Soll die Videokonferenz aufgezeichnet werden, ist zuvor die Genehmigung aller Beteiligten einzuholen. Auch ist darauf zu achten, dass nur die Personen an einer Videokonferenz teilnehmen und auf deren Daten zugreifen können, die auch dazu eingeladen wurden. Externen Teilnehmer*innen können einmalige Gastzugänge gewährt werden.

    Es muss auch gewährleistet sein, dass alle Teilnehmer*innen ihr Mikrofon und die Kamera jederzeit deaktivieren können. Die Rollen und somit auch Berechtigungen innerhalb des digitalen Meetings müssen klar definiert sein. Dabei unterscheidet man zwischen:

    • Administratoren: Berechtigung zur Festlegung von Meeting-Parametern
    • Moderatoren: Berechtigung zum Veranstalten von Videokonferenzen sowie zur Auswahl und Einladung der Teilnehmer*innen
    • Präsentatoren: Berechtigung zur Bereitstellung und Steuerung audiovisueller Dokumente und Medien
    • Teilnehmende: Berechtigung zur Steuerung der eigenen Auszeichnungs- und Wiedergabegeräte

    Fazit zu Online-Meetings

    Digitale Meetings gehören mittlerweile zu den wichtigsten Werkzeugen der beruflichen Kommunikation. Doch nur mal eben die Kamera einschalten reicht nicht aus. Der Hintergrund muss aufgeräumt sein, die Ton- sowie Videoqualität müssen stimmen und die Kleidung passen, um professionell aufzutreten. Wenn Sie auf diese Punkte Wert legen, steht einem effizienten und virtuellen Austausch nichts mehr im Wege.

    Wir planen Ihre nächste Werbekampagne!

    Fragen Sie sich, wie Sie Ihre Reichweite vergrößern und mit welchem Medium Sie die meisten Neukund*innen ansprechen?

    Wir bieten Ihnen individuelle Möglichkeiten zu werben. Lassen Sie sich jetzt unverbindlich beraten!

    Jetzt anfragen

    FAQ zu Online-Meetings

    Entweder verwendet man einen Weichzeichner, der den Hintergrund so gut wie ausblendet, oder einen neutralen Hintergrund, der weder von der Person noch vom Thema des Meetings ablenkt. Zum Beispiel, indem man ein weißes Bettlaken hinter sich aufspannt.

    Sie sollte dem geschäftlichen Anlass angemessen und nicht zu leger sein. Außerdem sollte Sie sich farblich deutlich vom Hintergrund abheben (nicht weiß vor weiß oder schwarz vor schwarz) und allenfalls dezent gemustert sein.

    Gerade und aufrecht. Das gelingt am besten auf einer Sitzgelegenheit ohne Rückenlehne, also auf einem Hocker oder einem Pezziball. Wer aufrecht sitzt, spricht auch besser, weil die Stimme durch die Körperhaltung beeinflusst wird.

    Indem man darauf achtet, dass das natürliche Licht von der Seite einfällt. Ein professionelles Ringlicht sorgt für ausreichende, regelmäßige Ausleuchtung und wirft keine Schatten.

    Auf Augenhöhe. Zum Nachjustieren kann man das Notebook entweder auf einem Notebookständer oder ein paar Büchern platzieren.

    Die Verwendung eines Headsets oder eines Tischmikrofons. Wer die Wahl hat sollte einen kleinen Raum mit Teppich auswählen. Außerdem darauf achten, dass Fenster und Türen geschlossen und Mobiltelefone stummgeschaltet sind. Die Menschen in der Umgebung darüber informieren, dass man ein Online-Meeting hat und ungestört bleiben möchte.