Bewerbertag – eine Alternative zum klassischen Einzelgespräch

Warum Ihnen ein Bewerbertag neue Möglichkeiten bei der Personalfindung eröffnen kann? Das erfahren Sie in diesem Beitrag.

Den ersten Schritt, um neue Mitarbeiter*innen zu finden, haben Sie erfolgreich getan. Es liegen Ihnen bereits interessante Bewerbungen vor und nun müssen Sie als Unternehmen überzeugen. 

Das traditionelle Vorgehen: Ist es noch zeitgemäß?

Beim typischen Bewerberverfahren sollten Sie sich zwei Punkte bewusst machen:

Zeit und Ressourcen

Ein gutes Bewerbungsgespräch dauert erfahrungsgemäß mindestens 90 Minuten. Diese Zeit braucht es,

• um im Vorstellungsgespräch einen guten Eindruck von den jeweiligen Bewerber*innen zu bekommen,
• sich als Unternehmen bestmöglich zu präsentieren,
• die Vorstellungen mit den Anforderungen und Gegebenheiten des Unternehmens abzugleichen und
• die Fragen beider Seiten zu beantworten.

Attraktivität für Bewerber*innen

In vielen Sektoren herrscht heutzutage Fachkräftemangel. Das kommt vor allem daher, dass mittlerweile immer weniger Bewerbungen auf eine Stelle einlaufen. Es müssen also auch mögliche Arbeitskräfte, die gar nicht aktiv suchen angesprochen werden. Außerdem können Bewerber*innen, die sich für eine andere Positionen oder Abteilungen beworben haben, interessant werden.

In diesen Fällen hat das traditionelle Vorgehen klare Nachteile:

1. In einer Stellenanzeige kann ein Unternehmen kaum optimal seine eigenen Vorzüge präsentieren.
2. Die Initiative geht nur von den Bewerber*innen aus.
3. Und viele geeignete Leute fallen durch das Raster oder bewerben sich erst gar nicht.

Der Prozess kostet also viel Zeit und bindet personelle Ressourcen. Das heißt für den Arbeitgeber: Es werden von vornherein nur Bewerber*innen eingeladen, die laut den Unterlagen am besten geeignet scheinen. Dieses Vorgehen wird der Lage am Arbeitsmarkt schlichtweg nicht mehr gerecht. Mit dem Bewerbertag bietet sich also eine neue Methode der Rekrutierung an.

Rekrutierung per Bewerbertag: Was ist das?

Sie haben eine oder mehrere Stellen ausgeschrieben aber in Summe nur wenige Bewerbungen erhalten?

Über einen Bewerbertag erkennen Sie, ob diese Kandidat*innen vielleicht auch für eine andere Stelle, als auf die sich beworben wurde, in Frage kommen. Das Vorgehen kann also den Recruiting-Prozess effizienter gestalten und die Trefferquote deutlich erhöhen.

Auch für die Teilnehmer*innen des Bewerbertags eröffnen sich vielleicht so neue Chancen und Perspektiven. Sie als Unternehmen punkten außerdem mit Interesse, da Sie sich Gedanken machen, wie die Fähigkeiten des Einzelnen optimal eingesetzt oder ausgebaut werden können. Wenn Sie beispielsweise 15 Einladungen verschicken, können Sie etwa mit 10 Personen rechnen, die Sie am Bewerbertag persönlich kennenlernen.

Ziel ist, an einem Sammeltermin Interessenten kennenzulernen und als Arbeitgeber zu überzeugen.

Bewerbertag vs. Assessment Center

Auch wenn es beim Bewerbertag Aufgaben geben kann, die es zu meistern gilt: Mit dem Assessment Center hat der Bewerbertag nicht viel gemeinsam.

Es handelt sich um einen lockeren Kennenlern- und Auswahltag, zu dem eine Gruppe von Bewerber*innen eingeladen werden. Es gibt keine klassischen Vorstellungsgespräche und somit auch keine Einzelgespräche. Dies verringert den Stressfaktor und Sie als Unternehmen lernen die Interessent*innen besser kennen.

Bewerbertag-Ablauf organisieren: Tipps für Veranstalter

Mit einer guten Vorbereitung holen veranstaltende Unternehmen das Maximum aus dem Bewerbertag heraus, nämlich bestenfalls den Perfect Fit für Ihre Stelle(n)!

1. Persönliche Einladung: Versenden Sie keinen Serienbrief per Mail, sondern sprechen die Kandidat*innen individuell an.
2. Ablauf des Bewerbertages transparent kommunizieren: Bereits in der Einladung erfahren die Bewerber*innen idealerweise genau, was an diesem Tag auf sie zukommt.
3. Ort für den Bewerbertag: Als Veranstaltungsort eignet sich ein Tagungshotel oder ein Besprechungsraum in den eigenen Räumen optimal.
4. Teilnehmende von Unternehmensseite: Aus dem Unternehmen selbst sollten mindestens drei Personen vor Ort sein:
   • die Geschäfts- oder Bereichsleitung, die im Übrigen auch durch den Tag führt
   • die Leitung oder eine andere Person aus dem Fachbereich der ausgeschriebenen Stelle
   • eine Person aus der HR-Abteilung, die den gesamten Verlauf und vor allem die Bewerber*innen überwacht
5. Interne Abstimmung: Die Beteiligten legen vorab fest, welche Kompetenzen sowie Soft Skills neben den fachlichen Qualifikationen besonders wichtig sind – hier helfen auch Notizen, die einen den gesamten Tag begleiten.
6. Bereitstellung von Namensschildern: Nach der herzlichen Begrüßung sollten Namensschild übergeben werden, so können Sie die Bewerber*innen richtig zuordnen.

Aufgaben beim Bewerbertag: Warum beide Seiten überzeugen müssen

Im Idealfall beginnt der Bewerbertag zunächst mit der Präsentation des Unternehmens:

• Daten und Fakten wie die Anzahl der Mitarbeiter*innen
• die Unternehmensstruktur & -kultur
• die Markt- und Wettbewerbssituation

Aber auch die Benefits die das Unternehmen den Bewerbern zu bieten hat.

Dann beschreiben Sie nochmals die Aufgaben und Anforderungen der vakanten Stellen und machen deutlich, was wichtig ist und welche Ziele im Fokus stehen. Die eingeladenen Bewerber*innen haben dabei stets die Möglichkeit, Fragen zu stellen. Oftmals entstehen dabei rege Diskussionen und Sie bekommen einen ersten persönlichen Eindruck von den Teilnehmenden – positiv wie negativ.

Im Anschluss bietet sich eine Pause an. Hier lässt sich ganz nebenbei sehen, wie die Bewerber*innen sowohl untereinander als auch mit den Verantwortlichen interagieren. Gerade in diesen Situationen bekommen Sie einen sehr guten Eindruck der sozialen Kompetenzen.

Nach der Pause folgt der wichtigste Teil des Tages: Alle Teilnehmer*innen stellen sich in der Gesamtrunde vor. Das Ziel dieser zentralen Aufgabe beim Bewerbertag ist eine kurze Selbstdarstellung der Person. Idealerweise beantworten die Kandidat*innen folgende Fragen:

• Wer bin ich?
• Was habe ich bis jetzt beruflich erreicht?
• Warum bewerbe ich mich?
• Warum interessiere ich mich für das Unternehmen?

Neigt sich der Bewerbertag nun dem Ende zu, sollten noch offene Fragen der Bewerber*innen beantwortet werden. An dieser Stelle bietet sich außerdem eine kurze Feedbackrunde zu diesem Verfahren an.

Abschließend sollten die Verantwortlichen folgende Fragen beantworten:

• Wie geht es nun weiter?
• In welchem Zeitrahmen wird die Entscheidung getroffen?
• Was passiert nach der Entscheidung?

Fazit: Bewerbertage lohnen sich!

Besonders im Verkaufsbereich eignet sich dieser Bewerbungsprozess optimal, denn im Vertrieb zählt in den meisten Fällen der erste Eindruck. Die sozialen Kompetenzen sind oftmals entscheidender als die fachliche Qualifikation. Wenn Sie einen halben Tag mit den Bewerber*innen verbringen, erkennen Sie, wer zu Ihrem Unternehmen passt und wie diese in ungewöhnlichen Situationen und gegenüber Fremden agiert.

Ebenfalls ein Bonus: Durch einen Bewerbertag identifizieren Sie, wer für andere Vakanzen in Frage kommt. So sparen Unternehmen im Hinblick auf andere aktuelle und künftige Ausschreibungen Zeit und Geld. Bei dünner Bewerberlage decken sie außerdem ungeahnte Potenziale auf.

Unsere eigene Erfahrung sieht wie folgt aus: Seit einigen Jahren veranstalten wir den Bewerbertag – mit großem Erfolg und Weiterempfehlungen. Ein wichtiger Faktor, der gerade in Hinblick auf die Zukunft, wenn es nicht mehr so viele Bewerber*innen geben wird, nicht unter gehen darf. Das Ganze ist natürlich nicht neu. Aber ein Ansatz, wie Unternehmen sehr zeiteffizient einen guten Eindruck bei potenziellen Mitarbeiter*innen hinterlassen und auch erhalten können.

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Zu der Autorin

Britta Sippel

Vermarktungsleiterin FUNKE MediaSales NRW

Britta Sippel ist Vermarktungsleiterin der FUNKE MediaSales in NRW. Neben der regionalen Vermarktung verantwortet Sie auch den dazugehörigen Marketingbereich.